תכנון אירוע מחייב השקעת זמן ואנרגיה רבה. למעשה, יש להחליט החלטות רבות, ביניהם יש לבחור את הקייטרינג, המקום, הדיג'יי וסוג המוזיקה שתושמע. לאחר מכן, יש להזמין אורחים, לחשוב על פעילויות שונות אשר יתאימו למגוון הגילאים, ולפעמים אף לסדר הסעות לאירועים ממקומות מרוחקים. תכנון זה יכול להיעשות באופן עצמאי או בעזרת סיוע של מתכנני אירועים, אולם כך או כך, יש לשקול את כלל המרכיבים אשר הופכים אירוע לאירוע בלתי נשכח.

בחירת מוזיקה לאירועים

בחירת המוזיקה לאירועים הינה חלק חשוב, אשר יכול להפוך את האירוע לכזה המתאים לכלל האורחים. בבחירת המוזיקה, יש להתייחס לגיל האורחים המוזמנים והעדפותיהם המוזיקליות באופן כללי. כך, אירוע בת מצווה לא יכול להיות דומה בסוג המוזיקה שתיבחר לו, לאירוע של חתונה או מסיבת ריקודים סוערת. פעמים רבות, כאשר ישנם אורחים רבים, קשה לקלוע לטעמם של כולם, אולם יש להתאים את המוזיקה (ואף את הווליום הנבחר) לחתך ממוצע של האורחים.

בכדי להקל על פעולה זו, כדאי לשכור די ג'יי רגיש ואמפתי מספיק, כך שהוא יוכל להרגיש את דרישותיהם של האורחים הרבים, ולענות על ציפיותיהם, כמו גם על ציפיות מזמיני ומתכנני האירוע. בדרך כלל, די ג'יי מיומן ומקצועי מספיק, יוכל לבצע עבודה זו, ולהשפיע רבות על אווירת המסיבה כולה. במקרה של דרישות מוזיקה מיוחדות בזמנים נבחרים של האירוע, כמו למשל בזמן הדלקת הנרות, ריקוד הסלואו הראשון ועוד, יש להנחות את הדי ג'יי מבעוד מועד וליידע אותו על ההחלטה שהתקבלה.

מה הופך את האירוע למושלם?

אירוע מושלם הינו אירוע אשר כל פרט בו נשקל ומחושב עד כדי ריצוי מרבית הלקוחות. פרטים אלו עשויים לכלול את סדר הישיבה, מיקום האירוע וארגון הסעות. הסעות לאירועים קיימים באותם מקרים בו לא ניתן היה לגשר בין צורכי ודרשות מתכנני האירוע לביצוע האירוע במקום מסוים, ובין מקום מגוריהם של מירב האורחים. לפעמים הסעות לאירועים נעשות באופן מכוון ומדויק לקבוצת אורחים אשר זקוקה לכך יותר מכולם (כמו למשל המבוגרים בחבורה).

מעבר לכך, כדאי לחשוב על עיצוב האירוע (במיוחד אם מדובר באירוע של גן אירועים), כך שהוא יצליח להיחרט בזיכרונותיהם של האורחים למשך שנים רבות, ולבלוט מבין שאר האירועים המתקיימים כל הזמן. העיצוב יכול לכלול קונספט מסוים על פיו כל האירוע יתנהל (נכון במיוחד לימי הולדת, אולם גם לחתונות חדשניות ומקוריות), או לכלול מספר מקומות וסיטואציות מסוימות בהן העיצוב ימשוך את תשומת לב האורחים (כמו למשל באיזור החופה, סידור השולחן או פעילויות שונות מושכות אש).

ישנם מספר דברים חשובים אשר יש לקחת בחשבון בתכנון אירועים, כמו למשל הסעות לאירועים ובחירת מוזיקה המתאימה לאורחים.